När Oskarshamns kommun beslutade att centralisera schemaläggningen inom omsorgsverksamheten, stod de inför en komplex förändring med stor påverkan på både arbetssätt och kultur. Förändringen väckte initialt starka reaktioner, men genom en strukturerad förändringsledningsprocess lyckades man vända oro till engagemang.
– Schemaläggning väcker starka känslor. Det handlar om människors vardag, livspussel och trygghet, säger Lejla Radovic, bemanningschef.
– I stället för att ducka för motståndet lärde vi oss att möta det – och att använda energin i oron som drivkraft i förändringen.
Behov av att stärka upp den interna förändringsförmågan
Bakgrunden till förändringen var tydlig. Nya lagkrav kring dygnsvila, en mer komplex schemaläggning och behov av ökad effektivitet i planeringen gjorde att Socialnämnden tog beslut om att centralisera funktionen. Samtidigt fanns erfarenheter från tidigare förändringsprojekt där resultatet inte blivit som man hoppats.
– Vi har drivit flera stora projekt tidigare, men ofta tappat bort människorna på vägen. Det fanns en frustration över att förändringar inte fick fäste i organisationen, berättar Malin Lundgren, HR-chef.
– I tidigare förändringsprojekt har vi främst haft fokus på själva lösningen, säger Maria Ihse, kommunikationschef.
– Vi insåg att vi behövde stärka vår interna förändringsförmåga. Därför sökte vi ett partnerskap som kunde hjälpa oss bygga upp den kompetensen, fortsätter Malin Lundgren.
Improviate klev in som partner med ett tydligt angreppssätt: att bygga förändringskapacitet genom att arbeta praktiskt och strukturerat, med ett verkligt case i centrum – i detta fall den centrala schemaläggningen.
Lösningen: Trygghet, samsyn och en stärkt förändringsförmåga
Efter en initial behovskartläggning tog Improviate fram ett upplägg som byggde på att stärka kommunens egen förmåga att driva förändringen i praktiken. Tillsammans bildade man en tvärfunktionell arbetsgrupp där HR, kommunikation, fackliga företrädare, chefer och nyckelpersoner från verksamheten deltog. Under våren 2024 genomfördes en serie workshops där deltagarna bland annat fick jobba med att ta fram en sponsorkarta, påverkansanalys, kommunikationsplan och konkreta hemuppgifter kopplat till det pågående förändringsarbetet.
– För mig blev det tydligt att det inte räcker att bara samverka med några representanter. Vi behövde prata direkt med medarbetarna. Vi anordnade öppet hus, åkte ut i verksamheterna och tog tillvara på motståndet som en källa till insikt, berättar Lejla Radovic.
– Att vi jobbade tillsammans över avdelningsgränserna – det gjorde hela skillnaden. Vi gick från stuprör till samsyn, säger Maria Ihse, kommunikationschef.
Malin Lundgren lyfter också vikten av mandat och ledningsstöd:
– När vi gjorde vår påverkansanalys och målade upp organisationskartan blev det tydligt hur många som faktiskt berörs. Det blev också tydligt för oss att jag, och andra ledare, verkligen behövde mandat att leda förändringen – och stöd längs vägen.
Jag har lärt mig att motstånd inte är något farligt – det är ett uttryck för engagemang. Det är när vi lyssnar, bemöter och bygger vidare tillsammans som förändring faktiskt blir möjlig.
Resultatet: ökad trygghet och förändringsmognad
Tack var ett strukturerat angreppssätt att jobba med förändringsledning har kommunen lyckats införa central schemaläggning på ett framgångsrikt sätt. Kommunen ser flera positiva effekter: starkare samarbete mellan funktioner, ökad förändringsmognad och en tydligare struktur för kommunikation och delaktighet.
– Det här arbetssättet har gett oss en struktur och ett gemensamt språk för att förstå och leda förändring. Vi kommer ha nytta av det här i många projekt framöver, säger Malin Lundgren.
Lejla Radovic, summerar:
– Jag har lärt mig att motstånd inte är något farligt – det är ett uttryck för engagemang. Det är när vi lyssnar, bemöter och bygger vidare tillsammans som förändring faktiskt blir möjlig.
Oskarshamns resa visar att verklig förändring inte bara kräver struktur, utan också mod att möta motstånd med nyfikenhet.
Nyfiken på hur Improviate kan stötta dig och din organisation att bli bättre på att leda och driva förändring? Kontakta oss!
